時間活用

もっと仕事の効率が上がる時間の活用法(シミュレーション・今すぐ)

この記事は、「ふつうの人」が、仕事でもっと「うまくいく人」に変わるための小さな習慣を紹介するものです。

対象読者は、まだ社会人として日の浅い、特に入社3年目までの若い人ですが、場合によっては、新人社員を指導する若きリーダー経営者の方にも役立つでしょう。

企業としての職種や規模が違いはあり、多少ご自分の会社に合わない表現があるでしょうが、様々な人と関わっていく社会人として基本は同じです。

どんな職業の人からも、貪欲に学べる人が強いのです。

実行すれば、あなたは確実に仕事上の意欲やスキルが向上し、人間関係がよくなっていきます。

その結果、あなたの仕事はもっとうまくいくようになっていきます。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

★本記事のスタイルとしては、まず

〇ふつうの人の例

◎うまくいく人の例

をあげています。その後、【解説】をし、最後のまとめ】を入れています。

どうかあなたも前向き積極的に学び、社会人としての自分をどんどん伸ばしていってください。

事前にシミュレーションしよう

顧客を尋ねることになった。

〇ふつうの人
どういう用件か頭に入れておく。
その結果、自分の用件ばかりを一方的に話し、相手は不満に思う。

◎うまくいく人
どういう人かを調べて頭に入れておく。
話題を相手が関心をもちそうなことにする。
相手の話をよく聞いて、相手の望みや疑問に応じて、自分の話をしていく。
その結果、こちらがほとんど説明していないのに、相手は喜んで用件を受け入れてくれる。

仕事がうまくいく人は、仕事を始める前の段取りが上手です。

たとえば、できる営業マンは、顧客を訪問するときは、あらかじめ交渉のシミュレーションを頭の中でして、商談のストーリーを細かく詰めておきます。

持参する資料やパンフレットなどの準備物も、前日から用意しているので、慌てることはありません。

待ち合わせ場所には時間前に余裕をもって到着し、自信をもって交渉に当たることができます。

顧客がどんな人で、どんなことに興味がありそうなのかも、できる範囲で調べておきます。

野球が好きな人なら、野球の話題を出して少し打ち解けてから本題に入ろうなどと考えます。

特に商談では、相手から出そうな疑問・不安・不満については入念に答えを準備して臨みます。

相手がこう言ったら、この資料を出して、こう答えようとあらかじめ考えておくのです。

そういう準備がしっかりできていれば、相手のどんな要望や疑問にも余裕をもってスムーズに応じることができます。

そうすることで、相手はあなたへの信頼感を増していきます。

商品を初めて買う人や取引をする人は、「これ、だいじょうぶかな」と多少は不安感をもっているものです。

でも、「この人、信頼できそうだな」と思える人が薦めるものなら受け入れてくれます。

段取りをしっかりして、誠意をもって対応することで、あなたはますます信頼される人になりますよ。

●段取り上手で信頼アップ

 

「今すぐ」始めよう

手の離せない仕事をしているときに、上司から急に頼まれていた別の用件をふと思い出した。

〇ふつうの人
いましている仕事に集中し、その用件はあとでやろうと思う。
(また忘れる可能性がある。)

◎うまくいく人
いましている仕事に集中し、終わったらすぐあとにその用件に取りかかれるために、メモをしておく。(思い出すことができる)

仕事は、「今すぐ」始めるのがベストです。

今やれば、5分で終わることも、先延ばしにすると、時間が何倍もかかることがあります。

たとえば、上司から「今週中に必要な商品を注文しておいてくれ」と頼まれて発注する場合。

電話なら3分で終わります。

ところが、これを後でやろうと思い、メモさえとらないならちょっと危険です。

他の仕事に夢中になって、忘れてしまうことがあるからです。

そして、二、三日たってから、「あれ、どうなった? まだ、届かないの?」と訊かれ、冷や汗をかく事態になりかねません。

慌てて電話しても、担当者が出かけてしまって連絡がつかないとか、目当ての商品が品切れになっているということもありえます。
「申し訳ございません。二、三日前までなら在庫があったのですが、これから本社から取り寄せますので、一週間はかかります」

そんな返事を聞くハメになってしまいます。

そうです、三日前、つまり「今すぐ」しておくべきだったのです。

●後まわしは失敗のモト