時間活用

もっと仕事の効率が上がる時間の活用法(ムダをなくす・午前中を活用)

この記事は、「ふつうの人」が、仕事でもっと「うまくいく人」に変わるための小さな習慣を紹介するものです。

対象読者は、まだ社会人として日の浅い、特に入社3年目までの若い人ですが、場合によっては、新人社員を指導する若きリーダー経営者の方にも役立つでしょう。

企業としての職種や規模が違いはあり、多少ご自分の会社に合わない表現があるでしょうが、様々な人と関わっていく社会人として基本は同じです。

どんな職業の人からも、貪欲に学べる人が強いのです。

実行すれば、あなたは確実に仕事上の意欲やスキルが向上し、人間関係がよくなっていきます。

その結果、あなたの仕事はもっとうまくいくようになっていきます。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

★本記事のスタイルとしては、まず

〇ふつうの人の例

◎うまくいく人の例

をあげています。その後、【解説】をし、最後のまとめ】を入れています。

どうかあなたも前向き積極的に学び、社会人としての自分をどんどん伸ばしていってください。

ムダをなくそう

ムダについての考え方

〇ふつうの人
一日中、忙しく働いているのだから、ムダな時間はないと考えている。

◎うまくいく人
ムダな時間がまだまだ多いから、忙しくなってしまうのだと考える。

できるだけ時間のムダをなくせば、仕事の効率は上がります。

ムダな時間というものは、一日8時間の勤務時間にたくさんあります。

たとえば、書類の扱いだけとっても、ムダはあります。

まず、やたらと長い報告書は、書く方も読む方も時間のムダです。

多くの場合、報告書はA4一枚でまとまるものです。

さらには、報告が口頭ですむ場合、書くだけで時間のムダになります。

書類を作成すること自体、形式的になっていないか、不必要な書類を作成して時間や経費や労力をムダにしていないか、根本的に考え直しましょう。

それに、書類をどこにやってしまったかと捜す時間もほとんどムダです。

捜すのに5分も10分もかかって、見るのは1分。結局、「役に立たなかった」という経験がありませんか。

「これはとりあえずとっておこう」という書類がどんどん溜まっていませんか。

それなら、二度読む必要のない書類は、思い切って捨てましょう。

社内のどこかに保管されていて個人的にとっておく必要のないものも、全部捨てるのです。

そうすれば、これまで捜していた時間や整理していたムダな時間がなくなります。

でも、安心しないでください。

省けるムダは、持っているもの、働いている時間に比例してあるものですから。

現状に決して満足しないこと。

これがムダな仕事を改善していく最大のポイントです。

●ムダをなくせば仕事ははかどる

午前中に大半を終わらせよう

仕事を早く終えて、定時には退社したいと思うのだが……。

〇ふつうの人
たまっている仕事が片付かずに、どうしても残業が多くなる。

◎うまくいく人
重要な仕事の大半は、午前中にもってくる。
午後はデスクワクークよりも、おもに体を動かす仕事をもってくる。
残業は極力しない。

会社勤めしている人の脳の働きは、午後より午前中の方が活発です。

午後になると、疲れもでてきて、眠たくもなり、思考活動の効率は落ちます。

ですから、作業効率の高い午前中に、その日に最も重要な仕事を最優先して行うとよいのです。

まず前日の準備として、明日するべき仕事をメモに書いておきます。

そして、仕事の重要度に応じて番号をつけます。

次の日、早速1番目の仕事に取りかかり、最後まで終わらせます。

そして、終わったら、そのメモを消していきます。

余裕があれば、2番目、そして3番目とやっていきます。

午前中に今日なすべき仕事の20パーセントができれば成功です。

パレートの法則によると、仕事の20パーセントの部分が全体の80パーセントの成果を生みます。

つまり、午前中に、仕事の大半の成果を得たことになるのです。

午後は、どうしても集中力は落ちますから、おもに体を使う仕事、単純な手作業、外出して人と会うなどの仕事をもってくるとよいでしょう。

夜、どうしても残業する必要があるとき、私なら思い切って次の日の早朝にまわします。

夜3時間かかることは、たいてい朝の1時間でできるものです。

●午前中に3倍の効率アップ