時間活用

もっと仕事の効率が上がる時間の活用法(時間配分、ほどよく休憩)  

この記事は、「ふつうの人」が、仕事でもっと「うまくいく人」に変わるための小さな習慣を紹介するものです。

対象読者は、まだ社会人として日の浅い、特に入社3年目までの若い人ですが、場合によっては、新人社員を指導する若きリーダー経営者の方にも役立つでしょう。

企業としての職種や規模が違いはあり、多少ご自分の会社に合わない表現があるでしょうが、様々な人と関わっていく社会人として基本は同じです。

どんな職業の人からも、貪欲に学べる人が強いのです。

実行すれば、あなたは確実に仕事上の意欲やスキルが向上し、人間関係がよくなっていきます。

その結果、あなたの仕事はもっとうまくいくようになっていきます。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

ご紹介する小さな習慣や考え方は、どの業務の方にも応用できるごく当たり前のことです。

★本記事のスタイルとしては、まず

〇ふつうの人の例

◎うまくいく人の例

をあげています。その後、【解説】をし、最後のまとめ】を入れています。

どうかあなたも前向き積極的に学び、社会人としての自分をどんどん伸ばしていってください。

時間配分を決めて仕事をしよう

今日中にしなければならない懸案の仕事AとBがある場合。

〇ふつうの人

今日中に、Aの仕事とBに仕事を終えるつもりでとりかかる。

◎うまくいく人

Aの仕事を45分間、Bに仕事を15分間などと時間配分を決めてとりかかる。

 報告書を作るときに、効率のよい仕事ができるのは次の3通りのどれでしょうか。

 A 上司に認められる完璧な報告書を仕上げようとする

 B 報告書を今日中に作成しようとする

 C とりあえず報告書を55分間で仕上げようする

 ちょっと考えてみましょう。

 Aは、どうでしょうか。

 完璧な仕事を目指すのはよい心がけです。

 でも、時間の意識がなく、完璧をめざせば、時間はいくらあっても足りなくなるでしょう。

 仕事は、期限を設けてその範囲内で完璧をめざすべきです。

 Bは、あいまいです。

 今日中にやればいいと思っていれば、2時間、3時間かかるかもしれませんし、終わるのは夜遅くになるかもしれません。

 Cが、最も効率のよい仕事ができる時間の設定です。

 分単位の仕事を意識すると、15分間でどの程度、5分間ならどの程度の仕事量ができるか分かるようになります。

 すると、「5分間しかないからできない」ではなく、「5分間もあれば、あれもこれもできる」という意識に変わるのです。

●5分でも一仕事ができる

 

ほどよく休憩をとろう

もう何時間もぶっつづけで仕事に集中しているとき。

〇ふつうの人

はじめはやる気もあり集中してやるが、息切れしてしまい、あとからボーとなる。

◎うまくいく人

 ほどよく休憩をとってリフレッシュする。

仕事にもどると、集中してやるので、効率は落ちない。

仕事を続けてやると、精神的にも肉体的にも疲れてきます。

疲れて当然、人間は活動すれば疲れるようにできているのです。

疲れたまま無理をして仕事をし続けると、明らかに仕事の効率は落ちます。

集中力が切れてミスが多くなったり、ふだんの2倍も、3倍も時間がかかったりするのです。

一日の疲れをとるためには十分な睡眠が必要ですが、仕事中にはどうすればいいのでしょう。

疲れがたまらないように、自分でほどよく休憩をとることが大切です。

基本的には、それまでの活動と違うことをすれば休憩になります。

ずっと黙ったまま手作業をしていたのなら、ちょっとお茶を飲んだり、おしゃべりしたりする。

ずっと机に張り付いていたのなら、少し歩きまわったり、軽い体操をしたりする。

逆に外で動きまわっていたのなら、ゆったりした椅子に腰掛けて雑誌を広げたり、コーヒーを飲んだりする。

そうすることで気分も頭の中もリフレッシュできて、次の仕事に集中できます。

お昼休みには、社外に出て、別の場所の空気を吸うのもいいでしょう。

いつも同じ店ばかりではなく、ときどき違う店に行って、食べたことのないメニューを食べてみる。

同じ人とばかりではなく、違う部署の人や違う会社の人と昼食をともにしてみる。

それだけで気分が一新されたり、新しい情報を教えてもらえたりすることもあります。

食後は、好きな本を読んだり、音楽を聴いたり、体をかるく動かしたりして、ゆっくりゆったりしましょう。

こんなふうに上手に休めば、次の仕事の効率はアップされます。

●うまく休めば効率アップ